Communauté Virtuelle TICs Caraïbe (CIVIC)

Conférence CIVIC 2.0

11-14 Novembre 2008 – En République Dominicaine

Un événement unique réunissant les acteurs TIC régionaux pour

L’intégration des acteurs et l’appropriation des TICpD dans Caraïbe
Libérer le potentiel transformateur des TIC pour la région

http://www.carisnet.org/fr/civic2008fr

Informations Logistiques et Pratiques

Information générale

Hôtel et conférence :

L'événement aura lieu dans les salons Iguana et Caimán de l'Hôtel Coral Costa Caribe. L'hôtel se situe à Juan Dolio, à 45 à 60 minutes (cela dépend du trafic) de Santo Domingo, et à 30 minutes de l'aéroport de la côte est. Sur le site web vous trouverez des informations détaillées à propos des installations et services et de l'offre “tout inclus”. Il y aussi des informations à propos des heures à propos des heures d'entrée et de sortie de l'hôtel.

L'adresse est : Hotel Costa Caribe, Juan Dolio,
Santo Domingo, République Dominicaine
Téléphone (1-809) 526 22 44, fax (1-809) 526 31 41

Email: info@coralhotels.com

Web: http://www.coralhotels.com

Frais de participation à l'atelier :

Il n'y a pas de frais de participation aux a la conférence, les coûts ils sont pris en charge par les institutions supportant cet événement et le Centre de Recherche de Développement International (CRDI-IDRC).

Programme général de la conférence

11-12 Novembre Atelier de formation au développement de politique TICpD
(30 participants)

12 Novembre Formation en facilitation et modération de groupes de discussion sur des thèmes relatifs aux TIC pour le développement.

13-14 Novembre Consultations CIVIC - débats qui mèneront à la mise au point d'un plan stratégique de 2/3 ans pour CIVIC

Un programme plus précis sera envoyé aux participants et publié en ligne. Certains participants ne prendront part qu'à la consultation CIVIC.

Emploi du temps

L'atelier se déroulera de 8h30 à 18h tous les jours. Il y aura une pause de 1 heure 30 pour le déjeuner, et deux pauses-café. Nous demandons aux participants de respecter les horaires afin de satisfaire aux objectifs proposés de l'événement.
Le 13 Novembre, premier jour de la consultation CIVIC, celle-ci s'achèvera à 16 heures 30 pour un voyage au campus universitaire UNIBE,à Saint-Domingue, pour un événement spécial et un cocktail à 18 heures (voir ci-dessous).

Facilitation

La consultation CIVIC sera facilitée par Béatrice Briggs, fondatrice et directrice du International Institute for Facilitation and Change.

La formation à la politique TICpD sera conduite par le Dr. Elaine Wallace, consultant Politique et Régulation TIC, et Elizabeth Terry du ICT4D Jamaica.

La formation de gestionnaire de canal sera facilitée par Stéphane Bruno et Yacine Khelladi.

Interprétations et traductions simultanées

L'événement aura lieu dans les trois principales langues de la Caraïbe : espagnol, anglais et français. Nous réalisons un investissement considérable pour avoir tous les documents traduits dans les trois langues. Toutefois, en raison du faible nombre de participants francophones, et le fait qu'ils ont tous une connaissance de l'anglais, nous allons fournir seulement des services d'interprétation simultanée en espagnol et en anglais pour toutes les sessions de l'atelier. Nous vous demandons de garder cela à l'esprit, et nous apprécierons si vous voulez aider les traducteurs et les interprètes, autant que possible, en parlant lentement, clairement et brièvement, le temps pour l'interprétation, et d'apporter des clarifications autant que possible..

Le programme “OFF”

L'événement sera centré sur la discussion collective et le travail en groupe, très peu de temps sera alloué aux participants pour présenter leurs projets ou activités au cours de la séance plénière. Par conséquent, pour faciliter l'échange d'expériences, dans l'un des 2 espaces, les participants auront la possibilité d'afficher des informations comme des affiches, des brochures ou des photos, ou de laisser quelques publications sur les panneaux d'affichage. Un programme “off” (ou micro ouvert) laissera la possibilité aux participants souhaitant programmer présentations ou projections de vidéos, pendant la pause déjeuner ou après le programme officiel (fin de journée, début de soirée).

Vêtements

La conférence CIVIC ne nécessite pas de se vêtir formellement. Vous pouvez vous vêtir avec des vêtements « casual », confortables, dans lesquels vous êtes à l'aise. Nous vous recommandons des habits légers, en coton, car le climat est chaud en République Dominicaine. Mais nous vous conseillons de vous munir d'un vêtement chaud en raison de la climatisation des salles de réunion. L’événement du 13 au soir (UNIBE) lui demande un peu de formalité.

Accès à Internet:

Une connexion WIFI gratuite sera disponible dans les salons de la conférence et zones contiguës.

Qu'apporter ?

L'essentiel pour nous est que vous veniez avec le désir de partager, échanger, apprendre, construire, avec de la compréhension et une attitude de respect de l'autre, des différences culturelles, sociales ou linguistiques, avec un esprit ouvert et beaucoup d'énergie positive.

Ne pas oublier votre maillot de bain, vos lunettes de soleil (session plage entre 7 heures du matin et le petit déjeuner :-) , et si vous pensez a quelque chose de typique de votre communauté que vous souhaitez partager, qui se mange, se boit, s'apprécie ou se danse, n'hésitez pas à l'amener ...

Activités supplémentaires.

Le jeudi 13 Novembre, les participants à la consultation CIVIC seront invités à participer à un forum "Espaces de Dialogue et collaboration pour la construction de la Société de l'Information Caribéenne" qui se tiendra sur le campus universitaire de UNIBE à Santo Domingo. L'activité est organisée conjointement par le Consortium CARISNET et la Commission Nationale de la Société de l’Information (CNSIC) avec l'objectif d’informer environ 100 acteurs clés dominicains des TIC (pas encore membres de CIVIC), qui sont les invités du ministre Rafael Vargas, président de la CNSIC. Ce sera une occasion unique de rencontre, et un cocktail sera offert par la CNSIC dans l'enceinte universitaire.

Une soirée d'adieu est programmée pour la soirée du 14 avec le groupe «Batey 0" (à l'hôtel), qui allie rythmes traditionnels de l'île (République Dominicaine et Haïti) avec le rock.

Logement des participants/es

Nous recommandons à tous les participants/es de se loger à l'Hôtel Costa Caribe où nous avons négocié des tarifs spéciaux “tout-inclus” de RD$ 2,595 (US$ 73) en chambre double et de RD$ 3,395 (US$ 96) en chambres simples.

Il s'agit d'un hôtel quatre étoiles et les participants sont logés sous le régime «tout inclus» qui comprend tous les repas buffet, les boissons nationales illimitées, boissons internationales (à partir de 6:00 pm), un programme d'activités, un gymnase et des installations sportives comme des cours de tennis, des bicyclettes, des sports aquatiques, un club enfants, des soirées spectacles, discothèque avec open bar, etc Le check-in est à 15:00 et le check-out à 13:00. Si vous voulez effectuer plus tard votre check-out, merci d'en informer la réception de l'hôtel à l'avance. Si vous voulez venir plus tôt ou prolonger votre séjour, merci de nous en faire part à l'avance.

Réservation d'hôtel

Nous faisons les réservations pour tous les participants. Si vous avez retourné votre formulaire d'enregistrement, nous ferons la réservation. Si non, merci de nous l'envoyer par mail en urgence. Si vous souhaitez séjourner des jours supplémentaires ou pratiquer des activités supplémentaires, faites le nous savoir et de notre agence de voyage (Service Voyage) vous aidera.

Visa et carte de touriste

D'après nos recherches, seuls les ressortissants d'Haïti (qui n'ont pas de visas valides pour les États-Unis ou pour l'Union Européenne) et de Cuba ont besoin d'un visa dominicain. Tous les autres participants des Caraïbes n'ont pas besoin de visa pour entrer en République Dominicaine. Cependant à votre arrivée à l'aéroport, vous devrez acheter une carte de touriste, qui coûte US $ 10.00. Merci de préparer avec cette somme (10 $ US) en espèces (appoint exact, si possible) afin de faciliter le processus, car ils n'acceptent pas les cartes de crédit.

Assurance médicale

Nous avons contracté pour tous/tes les participants/tes résidents/tes à l'étranger une assurance médicale nationale qui couvre jusqu'à 1000 USS pour des frais d'urgence. Attention : elle ne couvre pas l'assurance de voyage international, mais seulement depuis votre arrivée à l'aéroport jusqu'à votre sortie. Consultez une agence de voyages ou d'assurances de votre pays si vous souhaitez contracter une assurance de voyage international..

Arrivée à l'aéroport

Nous assurons le transfert aéroport - hôtel à Juan Dolio - aéroport pour tous/tes les participants/es internationaux qui nous ont notifié l'heure d'arrivée de leur vol. Une personne avec un panneau “CIVIC 2.0 – TAIGUEY”. Une personne les attendra à la sortie internationale après les douanes. Si votre vol est retardé, ou si vous changez de vols merci de nous joindre aux téléphones de contact indiqués plus bas (dans le hall d'arrivées il y a plusieurs téléphones publics qui fonctionnent avec pièces de 5 pesos dominicains).
Nous rembourserons seulement le coût de taxis à l'hôtel (approx. 20USS) uniquement si ceci a été autorisé par téléphone par la coordination logistique. À votre sortie du pays, le chauffeur vous transférera, à une heure fixée par avance, de l'hôtel à l'aéroport.

Confirmation vols et correspondances

Afin de vous donner l'appui nécessaire merci de nous transmettre votre billet ou titre de transport le premier jour de la réunion afin de confirmer votre vol de retour et vos correspondances. Si vous voulez effectuez un quelconque changement, merci de nous le préciser le plus rapidement possible.

Participants parrainés

Hébergement pour les participants parrainés

Les participants dont le logement est payé par CARISNET / CRDI seront hébergés dans des chambres double. Ceux qui souhaitent être dans des chambres individuelles ont à en faire la demande à l'avance dans le formulaire de profil de voyageur et vous aurez à payer pour la différence (environ 25US $ par jour) à l'arrivée.

Les dates d'arrivée pour les participants internationaux sont en fonction de leur participation. Les personnes impliquées dans des activités de formation arrivent le 10, ceux de la formation de gestionnaire de canal arrivent le 11, et ceux de la consultation seulement arriver le 12, tous devant quitter l'hôtel le 15. CARISNET va payer l'hôtel directement, mais toutes les dépenses supplémentaires ou de services non inclus dans le forfait «tout inclus» (comme les appels téléphoniques, buanderie, etc.) ou de jours supplémentaires si le participant décide de rester, sont à leurs frais personnels. Nous ne sommes pas responsables de ces dépenses, et vous devez les payer avant votre départ. Si vous avez des doutes, merci de nous consulter avant de demander un service. En général, les hôtels demandent une carte de crédit ou une caution pour garantir le paiement de ces frais supplémentaires en sus. Si vous voulez venir plus tôt ou prolonger votre séjour, merci de nous contacter et de nous le mentionner dans le formulaire de profil de voyageur

Billets d'avion pour les participants parrainés

Le billet d'avion économique international sera réservé et payé à l'avance par l'équipe organisatrice. Merci de fournir des informations détaillées dans le formulaire de profil de voyageur. Vous devez conserver et présenter l'original des cartes d'embarquement au secrétariat de l'événement.

Remboursement des Dépenses

Pour les participants dont le voyage est financé par CARISNET / CRDI, les dépenses telles que les taxes d'aéroport, les visas, les coûts de transport maison-aéroport (raisonnable) , les cartes de tourisme et de transport aérien (pour ceux qui n'ont pas reçu le billet pré-payé) seront remboursés. Pour ce faire, ils devront présenter les factures correspondantes et/ou les reçus, avec votre nom inscrit au verso et le calcul de l'équivalent en dollars US $.